W jaki sposób zorganizować sekretariat w małym biurze, aby funkcjonował bez przeszkód i pomagał pozostałym pracownikom?

Sekretariat stanowi dość niedoceniane miejsce w biurze, którego praca zasadza się na sprawnym organizowaniu przeróżnych biurowych spraw, troszczeniu się o to, by pozostali pracownicy mieli dostęp do niezbędnych biurowych materiałów i wiele więcej. W dużych przedsiębiorstwach sekretariat obsługiwany jest przez kilka osób, co znacznie ułatwia pracę. Jeżeli jednakże obsługujemy go sami, musimy wszystko dobrze rozplanować.

Głównym zadaniem

segregatory

Autor: Gillian
Źródło: http://www.flickr.com

sekretarki jest dostarczanie współpracownikom przedmiotów, bez których nie mogą oni wykonywać obowiązków służbowych. Należą do nich segregatory na dokumenty, różnego rodzaju teczki czy nawet tak banalne przedmioty jak długopisy – kliknij w źródło. W zależności od ilości zatrudnionych w formie osób należy tak zaplanować dostawy materiałów biurowych, by zawsze było ich trochę więcej – brakująca teczka konferencyjna czy toner do drukarki może bowiem w znaczącym stopniu opóźnić lub nawet zablokować normalny tryb pracy w przedsiębiorstwie, co nie jest wskazane. Drugą kwestią jest zarządzanie ogólną korespondencją przychodzącą do biura. Trzeba przyjmować i nadawać kluczowe dla firmy listy czy przesyłki, a także przechowywać kluczową korespondencję, która może przydać się jeszcze w późniejszym okresie. W tej sytuacji dobrze sprawdzą się funkcjonalne segregatory, które ułatwią posegregowanie listów, a później także szybkie odnalezienie potrzebnej rzeczy. Ostatnią kwestią jest aranżowanie istotnych spotkań – zarówno z zewnętrznymi kontrahentami, jak i wewnętrznych. Zadanie to zasadza się nie tylko na mailowym lub telefonicznym aranżowaniu spotkania, lecz również na przygotowaniu całej

teczka

Źródło: pixabay.com

sali konferencyjnej tak, by osobom uczestniczącym w spotkaniu niczego nie brakowało.

Muszą się tam znaleźć zimne i ciepłe napoje, odpowiednie sprzęty, jak monitory czy projektory i nie tylko. Niezbędne są też dokumenty i materiały dla uczestników spotkania, które z pewnością uporządkuje praktyczna teczka – http://www.goldkram.eu/about_o_nas.htm – konferencyjna – MILO SEGREGATORY. Jak można zobaczyć, praca w sekretariacie zbyt często bywa niedoceniana.

To fakt, że dziś posiadamy dostęp do dużej ilości informacji, więc jeśli omawiana tematyka Cię zainteresowała i chcesz zdobyć zbliżone wiadomości na ten wątek, to sięgnij po więcej (https://franklincovey.pl/motywowanie-pracownikow/) tutaj.

Sekretarka musi troszczyć się o to, by pozostali pracownicy mieli odpowiednie warunki do pracy, jak również reprezentować przedsiębiorstwo na zewnątrz – np. przed klientami czy osobami, które chcą podjąć z nim współpracę. Właśnie z tego powodu osoba na tym stanowisku musi być dobrze zorganizowana i posiadać łatwość kontaktu z ludźmi – w tym momencie bez trudu wypełni wszystkie swoje zadania.